E-zdrowie – nowoczesne systemy na trudne czasy

W 2019 otrzymaliście blisko 1,7 mln zł dotacji ze środków unijnych na informatyzację Waszego ośrodka. Dlaczego zdecydowaliście się na realizację tego projektu?
Z jednej strony motywowały nas przepisy prawne, które z 1 stycznia 2019 r. nakazywały wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej. Obowiązek ten pierwotnie był rozciągnięty na całą dokumentację medyczną, w tym historie zdrowia i choroby, później został ograniczony do kilku najważniejszych dokumentów, m.in. do karty informacyjnej z leczenia szpitalnego, która jest wydawana przez nasz ośrodek. Należy podkreślić, że wdrożenie nawet jednego dokumentu medycznego w postaci elektronicznej, w naszym przypadku jest to karta informacyjna z leczenia szpitalnego, implikuje konieczność kompleksowej informatyzacji ośrodka. Na to potrzeba bardzo dużo środków finansowych, które trudno zdobyć w ramach dochodów uzyskiwanych z kontraktu z NFZ.

Trudno było pozyskać środki unijne?
Pierwszy konkurs na informatyzację podmiotów leczniczych został ogłoszony w 2016 r. Kolejny w 2017. W obydwu uczestniczyliśmy, ale bez powodzenia. Dopiero za trzecim razem, tj. w 2018 r., udało nam się przejść przez cały proces oceny. Nie było to łatwe, ale dzięki nawiązaniu współpracy z ekspertami mającymi doświadczenie w pozyskiwaniu środków unijnych w końcu nam się udało.

Jaka jest idea przewodnia całego projektu?
Ideą przewodnią całego projektu są tzw. e-usługi. Jeszcze kilka lat temu pojęcie to było obce większości społeczeństwu. Obecnie z e-usług korzystamy wszyscy, nawet nie zdając sobie z tego sprawy. Najbardziej powszechnym przykładem jest chociażby bankowość elektroniczna, a w ochronie zdrowia elektroniczna recepta oraz elektroniczne zwolnienie. Jak bardzo poprawiają one jakość naszego życia, nie muszę chyba nikogo przekonywać. W ramach projektu, który zdecydowaliśmy się realizować, mamy zamiar wdrożyć inne e-usługi. Są to elektroniczna rejestracja, dostęp do elektronicznej dokumentacji medycznej, elektroniczny wywiad medyczny oraz elektroniczny test rozpoznawania problemów alkoholowych. W wielu przychodniach i szpitalach w Polsce takie udogodnienia dla pacjentów to już standard. Jednak aby można było je wdrożyć, nie wystarczy kupić program komputerowy. Doświadczenie innych placówek opieki zdrowotnej, z którymi współpracujemy, pokazuje, że warunkiem uruchomienia np. dostępu do elektronicznej dokumentacji medycznej jest kompleksowa komputeryzacja i informatyzacja wszystkich miejsc, gdzie powstaje informacja medyczna. A więc w komputery oraz oprogramowanie umożliwiające rejestrowanie danych medycznych w postaci elektronicznej powinny być wyposażone nie tylko gabinety lekarskie, ale również miejsca, gdzie odbywają się terapie, co szczególnie ważne w przypadku naszego NZOZ-u. Gdy placówka świadczy dodatkowo opiekę domową, personel powinien być wyposażony np. w tablety, które umożliwią rejestrowanie informacji medycznej podczas udzielania świadczeń w domu. Komputeryzacja i informatyzacja wszystkich miejsc, gdzie powstaje informacja medyczna, implikuje z kolei konieczność rozbudowy sieci komputerowej. Jeśli placówka opieki zdrowotnej, tak jak nasza, posiada kilka miejsc, gdzie przyjmowani są pacjenci, zadanie dodatkowo się komplikuje, gdyż trzeba zapewnić bezpieczny przepływ informacji pomiędzy różnymi lokalizacjami oraz synchronizowanie danych. To wszystko wpływa na koszty.

Poważne wyzwanie organizacyjne…
Dokładnie. Informatyzacja naszego ośrodka to nie tylko problem zakupu oprogramowania, komputerów czy położenia sieci komputerowej w budynkach. To także poważne wyzwanie organizacyjne, związane z całkowitą zmianą filozofii pracy personelu medycznego. Konieczność zmian przyzwyczajeń. Konieczność wdrożenia nowych procedur. Dużo czasu poświęciliśmy na konsultacje odnośnie oprogramowania. Chodziło o to, aby program komputerowy był jak najbardziej przyjazny dla personelu. Sporo czasu zamierzamy przeznaczyć również na szkolenia. Na te etapy projektowe nie można żałować środków. Im więcej czasu poświęcimy na szkolenia i konsultacje z użytkownikami, tym łatwiej jest zakończyć projekt z sukcesem.

Na czym mają polegać te usługi i w jaki sposób będzie można z nich skorzystać?
Elektroniczna rejestracja ma umożliwić zgłaszającym się do naszych placówek pacjentom ustalenie terminu wizyty w poradni zdrowia psychicznego oraz poradni terapii uzależnień. Fakt dokonania rezerwacji zostanie potwierdzony wiadomością SMS. Pacjent otrzymywać będzie SMS-a o zbliżającym się terminie wizyty. Będzie mógł również odwołać wizytę lub potwierdzić wizytę SMS-em. Dzięki temu nie będzie musiał tracić czasu na przyjazd do naszej placówki w celu zapisania się na wizytę w poradni. Drugą ważną usługą będzie e-dokumentacja umożliwiająca wgląd do bieżącej dokumentacji medycznej w postaci elektronicznej, alternatywnej dla postaci papierowej. Pacjent otrzyma dostęp do karty informacyjnej z leczenia szpitalnego oraz bieżących zapisów swojej historii choroby: zaleceń lekarskich, orzeczenń, opisów wyników badań, dawkowania leków, historii wizyt, informacji o przewlekłych schorzeniach itp. Interakcja będzie również następowała w druga stronę. Pacjent nie będzie musiał dostarczać dokumentów z innego ośrodka w postaci papierowej. Jeśli będzie posiadał je w postaci elektronicznej, to będzie mógł je załączyć bezpośrednio. Jeśli będzie chciał, to będzie mógł zeskanować dokument papierowy i następnie załączyć jego wersję elektroniczną. Dzięki temu lekarz, do którego się zapisze, będzie mógł lepiej przygotować się do przyjęcia pacjenta. Za pośrednictwem indywidualnego konta pacjent będzie mógł również dostarczyć do przychodni oświadczenie o zgodzie na dostęp do informacji o swoim stanie zdrowia, dzięki czemu zaoszczędzi czas sobie i personelowi, oraz wystąpić z wnioskiem o udostępnienie pełnej dokumentacji zgromadzonej w placówce. Usługa e-wywiad umożliwi pacjentom wypełnienie i wysłanie wywiadu przed wizytą lekarską, sporządzenie ankiety jakościowej oraz ankiety kwalifikacyjnej do programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii finansowanego ze środków publicznych przez Gminę Wiejską Ostróda. W odpowiedzi pacjent otrzyma informację, czy zakwalifikował się do badania. E-usługa umożliwi lekarzowi zapoznanie się z podstawowymi dolegliwościami pacjenta jeszcze przed jego pierwszą wizytą. Pozwoli to lepiej przygotować się lekarzowi do wizyty. Ostatnią proponowaną przez naszą placówkę elektroniczną usługą będzie e-test, który będzie pomocny w określeniu prawdopodobieństwa występowania problemów alkoholowych, w tym uzależnienia od alkoholu u badanej osoby.

Co pacjent będzie musiał zrobić, aby skorzystać z e-usług?
Aby skorzystać z elektronicznych usług proponowanych przez naszą placówkę, pacjent będzie musiał poinformować rejestrację o chęci założenia konta pacjenta. Pacjent otrzyma login i hasło, za pomocą których będzie mógł korzystać z e-usług.

Jakie korzyści odniesie wasz ośrodek w związku z realizacją projektu?
O korzyściach dla pacjentów już trochę wspomniałam. Zakładamy, że wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej przyczyni się do usprawnienia funkcjonowania naszego ośrodka. Personel będzie przeznaczał mniej czasu na kompletowanie dokumentów i informacji medycznej, a tym samym więcej czasu będzie mógł poświęcić pacjentom. Przykładowo, nie będzie konieczności przenoszenia dokumentacji pomiędzy różnymi lokalizacjami. W wielu przypadkach zniknie potrzeba wydawania dokumentów medycznych pacjentom w postaci papierowej, gdyż będą mogli oni odebrać je drogą elektroniczną. Wdrożenie e-rejestracji w ramach usługi e-rejestracja znacznie zmniejszy przestoje związane z nieodwołanymi wizytami, co jest główną przyczyną strat ekonomicznych. Nie będziemy musieli również adaptować kolejnych pomieszczeń na przechowywanie dokumentacji papierowej, co staje się dla nas coraz większym problemem, generującym koszty. To wszystko powinno przyczynić się do lepszej pracy naszego ośrodka oraz stworzenia warunków aby świadczenia zdrowotne były coraz lepszej jakości.

Pandemia koronawirusa w znaczący sposób utrudniła warunki funkcjonowania takich jak wasza placówek opieki zdrowotnej. Macie jakieś pomysły w związku z tą sytuacją?
NFZ w swoim komunikacie z 17.03.2020 r. wskazał na możliwość wykonywania i rozliczania świadczeń w opiece psychiatrycznej i leczeniu uzależnień w systemie online, z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych. Uruchomiliśmy więc zdalne sesje. Zorganizowane one zostały przy zachowaniu bezpieczeństwa i poufności danych oraz granic intymności... i oczywiście za zgodą pacjentów. Gwarantujemy udzielenie szybkiej pomocy interwencyjnej pacjentom, którzy znaleźli się w krytycznej sytuacji w związku z zarażeniem, kwarantanną czy zespołem stresu pourazowego. Organizacja takich zdalnych sesji jest w wielu przypadkach nieodzowne z uwagi na konieczność zachowania ciągłości leczenia. Przerwanie stałego kontaktu z terapeutą i lekarzem psychiatrą stanowiłoby dla wielu pacjentów poważne zagrożenie dla ich zdrowia fizycznego i psychicznego. Nasza placówka jest odpowiedzialna stan zdrowia swoich pacjentów, w związku z tym musi kontynuować swoją dotychczasową działalność, chociaż w zmienionych warunkach.

Dziękuję za rozmowę i życzę powodzenia.